מאמרים לקריאה

איך לתכנן אירוע עיסקי חברתי איכותי? חלק ג

לאחר שקבענו את תאריך האירוע, את מיקום האירוע ואת רשימת המוזמנים אז אנחנו יכולים להתחיל לשלוח הזמנות ולאשר הגעה. ישנן מגוון דרכים לעשות זאת ממייל, דואר, פייסבוק ועוד. מנסיוני הכי טוב ויעיל זה פשוט להשתמש במערכת לשליחת סמסים: בפעם הראשונה יש לשלוח הודעות לכולם ולאחר שמתקבלות תשובות לשלוח שוב לאלו שלא ענו ולהמשיך לפעם שלישית עם אלו שלא ענו גם בסבב השני ולהדגיש בתוכן ההודעה שכולם כבר אישרו הגעה או להיפך וכי הם האחרונים שנותרו. לאחר 3 סבבי סמס כדאי להרים טלפונים למי שעדיין לא הגיב ולוודא איתו. התהליך הזה ייתן את המידע המדוייק ביותר לגבי כמות המוזמנים כאשר יש לקחת בחשבון 10%-20% סטייה לכאן או לכאן. התהליך גם יסייע להבין עד כמה המידע על האירוע ברור ומה מידת ההתלהבות להגיע אליו.

כמובן שבאירועים המוניים שפשוט מזמינים את כולם ושהעלות פר מוזמן היא נמוכה יותר אין צורך לעבור את כל התהליך הסיזפי הזה.

השלב האחרון בתכנון המקדים הוא תכנון התקציב – תכנון התקציב מאפשר לקבוע סדר עדיפויות של האירוע – האם משקיעים באטרקציה או במזון, האם משקיעים במקום או בתאורה וכן הלאה. פרט לכך התקציב מאפשר לך למסגר את המאמצים שלך ולא לסטות לכיוונים לא רצויים שלא היו בתכנון המקורי.